Onze klant, het Belgisch Instituut voor Lastechniek (BIL) is een onafhankelijk onderzoeks- en kenniscentrum dat de belangen behartigt van zowel de Belgische industrie als de opleidings- en onderzoeksinstellingen die werkzaam zijn op het gebied van lassen en verbinden van materialen. Onze know-how wordt niet alleen vertaald in toegepast onderzoek, maar maakt ook deel uit van kennisoverdracht tijdens opleidingen, studiedagen, workshops en evenementen.

De functie

Hou jij van een zeer afwisselende job in een team dat er voluit voor gaat? Voel jij je als een vis in het water op het snijpunt van opleidingen en events, administratie en communicatie?

Lees dan zeker verder en wie weet, word jij de nieuwe admin-collega!

Hoe ziet jouw doorsnee dag eruit?

Verwacht je aan een mix van:

Administratief opvolgen van opleidingen, workshops en andere events. Denk daarbij aan de coördinatie tussen alle betrokken partijen, het opmaken van opleidingskalenders, het inplannen van de lesgevers, het registreren van aanwezigheden, het in goede banen leiden van de noodzakelijke online registraties in het kader van subsidies,…
Afhandelen van diverse opvolgtaken als daar zijn: inschrijvingen registreren en bevestigen, organiseren van examens, facturatie afhandelen en indien nodig debiteurenbeheer.
Eerste aanspreekpunt en contactpersoon zijn voor cursisten en externe/interne lesgevers. Het beantwoorden van zowel operationele als technische vragen schrikken je hierbij niet af.
Heb je bovendien een vlotte pen? Je ziet het onderhoud van zowel de front- als de backend van een website wel zitten? Super! De online communicatie vertrouwen we je graag toe: website, social media (denk bijvoorbeeld aan LinkedIn), inclusief het mee up-to-date houden van onze CRM database.

Het profiel

Je staat graag ten dienste van een team en haalt daar ook voldoening uit. Je houdt van administratief werk en kan vlot overweg met de courante MS Officepakketten. Je zet graag de puntjes op de ‘i’ en neemt geen genoegen met half werk. Kwaliteit is voor jou belangrijk. Je zet mee in op digitalisering en optimalisatie van processen, in overleg. Je stelt initiatieven voor en probeert zaken uit.
Van nature ben je een organisatietalent. Je werkt gestructureerd en plant jouw werk waarbij je rekening houdt met onverwachte taken die er tussen kunnen komen. Je weet de kalmte te bewaren, ook op stressy momenten. Je pakt zaken vast, met een hands-on houding en een kritische blik.
Als administratieve draaischijf is je takenpakket in eerste instantie gericht op Opleiding & Events. Je bent daarbij flexibel om support te bieden binnen de organisatie.
Je communiceert vlot en assertief en blijft steeds diplomatisch en discreet. Door jouw open houding kan iedereen, intern en extern, bij jou terecht voor vragen. Je respecteert hierbij de privacyrichtlijnen die binnen de organisatie gelden.
Je genoot een opleiding op Bachelorniveau in een administratieve richting maar hebt ook wel dat tikkeltje technische affiniteit. Bij voorkeur kun je terugblikken op relevante ervaring in een gelijkaardige functie.
Naast een perfecte kennis van het Nederlands heb je een goede kennis van het Frans en Engels.

De organisatie

Planet Group Interim & Recruitment is een selectie- en rekruteringskantoor met specifieke aandacht voor (hoger) opgeleide bedienden. Hierbij bieden wij veelal vaste en sporadisch tijdelijke opdrachten aan bij onze klanten. Anders dan de meeste rekruteringskantoren, plaatst Planet Group Interim & Recruitment de kandidaat centraal. Het grote verschil maken wij in het interview. Dit is namelijk een open, twee-richtingsgesprek over competenties, maar ook over beroepswaarden, persoonlijkheidsaspecten en verwachtingen. We beperken ons uiteraard niet enkel tot het aanbieden van jobs, maar geven ook HR-advies aan klanten en carrière advies aan onze kandidaten.

Het aanbod

Je gaat voor een boeiende en gevarieerde functie waar eigen initiatief wordt gewaardeerd en die je toelaat te groeien in je takenpakket.
Je wordt voltijds tewerkgesteld (80% is een optie) op basis van een contract van onbepaalde duur.
Je wordt correct verloond in functie van je ervaring.
Plaats van tewerkstelling: Brussel maar regelmatige aanwezigheid in ons kantoor te Gent (tijdens niet-opleidingsdagen) is gewenst.