Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie Melding niet meer tonen
Viavera Recruitment investeert al 20 jaar in mensen

Document Control specialist – Administratief medewerker

Functiegroep: Admin
Branche: Real Estate
Locatie:Brussels
Werkweek:38 uur
Procedure: Interim (zicht op vast)
Functieniveau: 1 à 2 jaar ervaring
Opleiding: ABA - Academische Bachelor / Kandidatuur licentie
Vacature ID:#3473
Publicatiedatum:12-09-2019

Document Control specialist – Administratief medewerker

De functie

  • Je beheert op een doeltreffende en kwalitatieve manier de digitale en/of administratieve archieven enerzijds, en het organiseren van de interne briefwisseling anderzijds, om aan de organisatie een geheel van correcte informatie, een vlotte informatiestroom en een transparante informatiestructuur te verzekeren.
  • Je bent verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de binnenkomende documenten van het bedrijf om een efficiënte follow-up te garanderen (scanning, dispatching, beheer van de mailboxes,..).
  • Je begeleidt de teams bij het scannen van hun documenten om de veiligheid te garanderen en te waken over de continuïteit van de activiteit.
  • Je volgt de evolutie van de regelgeving om een geactualiseerde dienstverlening te kunnen bieden.
  • Je verzorgt de communicatie van de IT & Organisation afdeling naar de andere afdelingen binnen het bedrijf toe.
  • Je archiveert regelmatig de documenten die wettelijk moeten bewaard worden; documenten die hoofdzakelijk uit de business of boekhoudafdelingen afkomstig zijn (nazicht van de inhoud van de archieven, versturen en beheren met de externe leverancier).
  • Het beheer van documenten op de Sharepoint software verbeteren om de toegang voor de gebruikers te vergemakkelijken, en waken over de correcte bewaring en veiligheid van de documenten.
  • Je zorgt ervoor dat de geldende procedures nageleefd worden.
  • Je biedt een antwoord op de vragen tot tussenkomst van de gebruikers, indien nodig met de support van leveranciers.

Het profiel

  • Je hebt minimum een bachelor diploma – idealiter uit de richting bibliothecaris- documentalist.
  • Ervaring in de vastgoedsector is een troef.
  • Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en/of het Frans en een goede kennis van de tweede landstaal.
  • Informaticakennis: uitstekende kennis van de tools van Microsoft Office en Sharepoint is een plus.
  • Je bent zowel sterk in mondelinge als in schriftelijke communicatie.
  • Je werkt uiterst nauwkeurig, precies en gestructureerd.
  • Je werkt proactief en zelfstandig maar bent ook een echte teamspeler.
  • Je leeft deadlines na en kunt prioriteiten stellen.

De organisatie

real estate sector

Het aanbod

  • een interim contract zicht op vast
  • een zeer goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer (centrum Brussel)
  • deel uitmaken van een innoverende groep