Rekruterings- & selectiebureau | Meer dan 20 jaar ervaring

Tender Officer & Office Assistant – Medische sector

Admin Regio Zaventem-Diegem 37.5 uur Vast PBA - Professionele Bachelor / Graduaat A1

Onze klant is een groot internationaal bedrijf in de medische sector met een warme KMO-uitstraling

De functie

Binnen deze functie heb je een gevarieerd pakket aan administratieve taken en werk je samen met verschillende afdelingen:

Je geeft administratieve ondersteuning aan de 4 sales personen voor offertes/tendering en congressen:

  • Je maakt de offertes op voor wat betreft het administratieve luik en je zamelt de gevraagde bijlagen in. Het technisch en financieel luik van de offerte wordt ingevuld door de sales.
  • Jaarlijks neem je de verantwoordelijkheid voor een tiental grote tenders. Je trekt het proces om de offerte tijdig klaar te krijgen in nauwe samenwerking met de sales: je maakt een overzicht van de verschillende onderdelen, je maakt het raamwerk voor de offerte waarbij je vertrekt van een bestaande template, je vult het administratieve gedeelte in en je zit samen met de sales om hun input te krijgen voor het technisch en financieel gedeelte. Je zorgt dat het totaalpakket tijdig klaar is om te versturen.
  • Je houdt alle documentatie bij in onze database en op het netwerk en je hebt aandacht voor versiebeheer.
  • Je regelt de toelatingen voor artsen om naar de congressen te komen die georganiseerd worden door onze klant en je houdt nadien de financiële data bij over deze congressen.

Daarnaast beheer je het kantoor met volgende office taken:

  • Je doet het agendabeheer van de vergaderzalen en regelt de catering voor de meetings.
  • Je maakt PO nummers aan voor bestellingen en geeft deze door aan de finance afdeling.
  • Dagelijks zorg je voor enkele verzendingen bv. materiaal voor events, terugsturen van producten die niet conform zijn, enz.
  • Je bent verantwoordelijk voor het stockbeheer van het kantoormateriaal.

Het profiel

Voor deze functie beschik je over de volgende competenties en vaardigheden:

  • Bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
  • Je beheerst het Nederlands en het Frans zeer goed. Engels is de voertaal van het bedrijf voor officiële communicatie dus dat is ook een must.
  • Je hebt ervaring in administratieve opvolging
  • Je bent nauwkeurig en detailgericht en je controleert het werk liever een keer te veel dan te weinig!
  • Je werkt gestructureerd en planmatig
  • Je bent autonoom en probleemoplossend
  • Je neemt graag verantwoordelijkheid en initiatief om zaken te coördineren
  • Je bent een teamplayer en steeds vriendelijk en respectvol
  • Je beheerst MS Office goed (vrnlk Word en Excel)

Het aanbod

  • Een vast contract in een internationaal stabiel bedrijf in de medische sector dat tegelijk een warme KMO-uitstraling heeft
  • Gevarieerd takenpakket waarbij je in contact komt met verschillende afdelingen van de Belgische vestiging, en af en toe met andere vestigingen
  • Vaste werkuren 8h30-17h
  • Attractief salaris en pakket aan extra-legale voordelen inclusief bonus
  • 20 + 6 verlofdagen
Meer informatie over deze vacature

Sarah Bogaert

HR & Business Consultant